Gefahrguterklärungen aus dem Sicherheitsdatenblatt erstellen: Was Software prüfen kann und was bei den Fachleuten bleibt

Jeder Luftfrachtspediteur kennt diesen Moment: Eine Buchung kommt per E-Mail, angehängt sind eine Handelsrechnung, eine Packliste und ein 14-seitiges Sicherheitsdatenblatt. Irgendwo darin stehen die Informationen für die Versendererklärung für Gefahrgut. Sie zu finden, zu übertragen und zu prüfen, ist langsame Handarbeit. Meist landet sie bei den wenigen Personen im Büro, die die IATA-Gefahrgutvorschriften wirklich kennen.

Wir arbeiten jeden Tag mit Spediteuren an diesem Problem. So gehen wir es an, Schritt für Schritt.

Schritt 1: Das Sicherheitsdatenblatt lesen, vor allem Abschnitt 14

Ein Sicherheitsdatenblatt (SDS) hat 16 Abschnitte. Für den Transport ist Abschnitt 14 besonders wichtig. Er nennt die UN-Nummer, die offizielle Benennung für die Beförderung, die Transportgefahrenklasse, mögliche Nebengefahren und die Verpackungsgruppe.

In der Praxis ist Abschnitt 14 weniger eindeutig, als das klingt:

• Manche Sicherheitsdatenblätter enthalten nur Angaben für Straße oder See (ADR, IMDG), aber keine für die Luftfracht.
• Manche sind Jahre alt und beziehen sich auf veraltete Einstufungen.
• Manche geben „nicht reguliert“ an, während die Bedingungen dafür in einer Fußnote stehen.
• Manche kommen als Scan, auf Japanisch, Deutsch oder Chinesisch.

Software kann all das lesen. Sie extrahiert die Felder, hält fest, auf welchen Verkehrsträger sie sich beziehen, und verknüpft jeden Wert mit seiner Fundstelle. Wer den Entwurf prüft, kann die Quelle mit einem Klick sehen.

Schritt 2: Mit den Buchungsdaten zusammenführen

Das Sicherheitsdatenblatt beschreibt den Stoff. Es beschreibt nicht die Sendung. Viele Angaben der Erklärung stammen aus der Buchung und der Packliste: Anzahl und Art der Packstücke, Nettomenge je Packstück, Abflug- und Zielflughafen und die Frage, ob die Güter in einem Passagierflugzeug oder ausschließlich in einem Frachtflugzeug befördert werden dürfen.

Ein Erklärungsentwurf führt deshalb immer mindestens drei Dokumente zusammen. Genau an diesen Übergängen entstehen auch die meisten Fehler.

Schritt 3: Alle Angaben untereinander abgleichen

Hier spart Software am meisten Zeit. Nach der Datenextraktion prüft sie:

• Sicherheitsdatenblatt gegen Buchung: Stimmt die Ware überein? Passt die angegebene Menge?
• Buchung gegen Packliste: Gleiche Anzahl an Packstücken, gleiche Gewichte?
• Erklärung gegen Lieferavis (ASN): Gleiche Artikel und Mengen, nichts fehlt und nichts ist zu viel?
• Regeln: Ist die Kombination aus UN-Nummer, Benennung, Klasse und Verpackungsgruppe gültig? Liegt die Menge je Packstück innerhalb der Grenze für den Flugzeugtyp?

Jede Abweichung erhält eine Markierung, einen Schweregrad und einen Verweis auf die Quelldokumente. Das Ziel ist einfach: Probleme vor dem Annahmeschluss erkennen, nicht erst bei der Frachtannahme.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Kunde bucht vier Fässer Farbe von Tokio nach Frankfurt. Im Sicherheitsdatenblatt stehen UN1263, Paint (Farbe), Klasse 3, Verpackungsgruppe II.

Die Software erstellt den Entwurf und führt die Prüfungen aus. Dabei findet sie zwei Probleme:

1. In der Buchung stehen vier Fässer, in der Packliste fünf.
2. Jedes Fass enthält 20 Liter. Für diesen Eintrag liegt die Grenze für Passagierflugzeuge bei fünf Litern je Packstück. Die Sendung darf daher nur in einem Frachtflugzeug befördert werden, doch diese Einschränkung fehlt in der Buchung.

Die Gefahrgutfachkraft sieht beide Hinweise, klärt die Anzahl mit dem Kunden, setzt die Flugzeugbeschränkung und gibt die Erklärung frei. Ohne diese Prüfungen wären beide Probleme möglicherweise erst am Schalter der Fluggesellschaft aufgefallen.

Was die DGR-Daten abdecken und was nicht

Die Gültigkeits- und Mengenprüfungen benötigen das aktuelle Gefahrgutverzeichnis aus den IATA Dangerous Goods Regulations (DGR). Es enthält zu jeder UN-Nummer die zulässigen Benennungen, Klassen, Verpackungsgruppen, Verpackungsanweisungen und Höchstmengen je Packstück. Die DGR sind lizenzpflichtige Daten, die jährlich aktualisiert werden. Jedes System, das dagegen prüft, muss die aktuelle Ausgabe verwenden.

Selbst bei perfekten Daten kann Software manches nicht bestätigen:

• Ob der Stoff ursprünglich richtig eingestuft wurde. Dafür ist der Versender verantwortlich.
• Ob die Verpackung die Anforderungen ihrer Spezifikationskennzeichnung tatsächlich erfüllt.
• Staatliche und luftfahrtunternehmensspezifische Abweichungen, die von Route und Fluggesellschaft abhängen.
• Ob die unterzeichnende Person geschult und befugt ist.

Warum immer die Fachkraft freigibt

Gefahrgutfehler sind keine gewöhnlichen Datenfehler. Eine falsche Verpackungsgruppe oder eine übersehene Flugzeugbeschränkung ist ein Sicherheitsrisiko, kein Tippfehler. Deshalb gestalten wir diese Abläufe nach einer Regel: Software entwirft und prüft, eine qualifizierte Person entscheidet.

In der Praxis heißt das:

• Keine Erklärung wird automatisch versendet oder eingereicht.
• Felder mit geringer Erkennungssicherheit werden hervorgehoben und niemals verborgen.
• Jeder Wert ist mit seinem Quelldokument verknüpft.
• Jede Korrektur wird protokolliert und zur Verbesserung des nächsten Entwurfs genutzt.

Die Zeit der Fachkraft verlagert sich vom Tippen und Suchen zum Beurteilen. Das ist der Teil, den nur sie übernehmen kann.

Was wir in der Praxis sehen

Bei einem europäischen Spediteur lesen wir Gefahrgutdaten aus Kundendokumenten und legen aus Kunden-E-Mails Luft- und Seefrachtsendungen in CargoWise an. Bei einem globalen LCL-Konsolidierer erkennen wir Gefahrgut in Angebots- und Buchungs-E-Mails und leiten es an die zuständige Stelle weiter. In beiden Fällen behalten die Fachleute die Verantwortung. Sie verbringen nur weniger Zeit damit, Informationen zu suchen.

Wenn Ihr Gefahrgutteam mehr Zeit mit Suchen als mit Beurteilen verbringt, tauschen wir uns gerne mit Ihnen aus.